O propósito desse texto é mostrar os caminhos para um controle de entrada e saída de funcionários mais eficaz. Afinal, os erros de ponto causam resultados jurídicos negativos para a empresa, especialmente o pagamento de quantias indevidas. Por isso, observe as 8 sugestões que preparamos a seguir e fique em dia com a legislação do trabalho.
1. Divida responsabilidades
Para ter um controle de entrada e saída dos funcionários é necessário um supervisionamento mais próximo dos colaboradores. Trata-se daquele velho puxão de orelha do dia a dia. Portanto, é necessário separar a responsabilidade do controle de ponto com os supervisores imediatos de cada equipe. Essa medida traz, ao menos, dois benefícios:
- o acompanhamento diário das marcações realizadas;
- o chegada de um modelo com dois níveis de fiscalização, uma vez que o RH trabalha na revisão dos registros.
Por isso, não custa nada realizar um pequeno ajuste de gestão inserir um dia a dia mais seguro, não é verdade?
2. Mantenha a equipe ativa, motivada e confiante
Os colaboradores precisam considerar o controle de ponto como algo positivo, ou seja, como a comprovação da prestação de serviço, até porque a eficácia das marcações necessita do apoio desses profissionais. Do contrário, os procedimentos passarão por frequentes sabotagens e tentativas de aquisição de vantagens indevidas, o que, claramente, deixa a empresa a riscos e pode levar ao crescimento do número de processos trabalhistas. Por isso, a motivação representa um papel essencial na melhoria do controle de entrada e saída de funcionários. Quando os trabalhadores atuam em sintonia com os intuitos da empresa, a execução dos deveres do cotidiano é natural. Tome providências de gestão para assegurar a confiança e participação ativa dos trabalhadores!
3. Puna quando necessário
A legislação trabalhista fornece algumas medidas punitivas caso os colaboradores descumpram com suas obrigações. Com resultado, apesar de não ser lá uma dos acontecimentos mais confortáveis, as empresas devem disciplinar as marcações dos trabalhadores e, sempre que preciso, aplicar as punições cabíveis. Elas mudam de uma simples advertência até a demissão por justa causa. Por isso, os responsáveis necessitam dosar sua aplicação, tendo em conta a importância da reincidência, a insubordinação, o prejuízo causado, entre outros aspectos. Por isso, não deixe de reivindicar o cumprimento das normas e obrigações de ponto, sob a pena de arcar com as consequências judiciais.
4. Automatize o controle de ponto
A melhoria do controle de ponto não depende somente da disciplina e empenho dos colaboradores, mas, principalmente, da organização da empresa. Acontece que muitos gestores ainda apostam em métodos ultrapassados. As anotações manuais, por exemplo, causam uma grande carga de trabalho para aquisição de informações fáceis, como marcações ausentes ou erradas, faltas, horas extras, folgas e etc. Levando isso em conta, uma administração eficaz de horários passa pela automatização de processos, de forma que as informações sejam coletadas, exibidas e interpretadas por meio de um software. Só assim, você não terá mais problemas com o controle de entrada e saída de funcionários e, como resultado, diminuirá os riscos de processos trabalhistas.
5. Defina metas para o cumprimento da jornada
Qualquer evolução exige a determinação de onde se pretende chegar. Desse modo, a otimização do controle de entrada e saída de pessoas aplicada aos colaboradores pode ser feita através do estabelecimento de metas. Por sua vez, medidas de incentivo para o alcance dos propósitos que forem determinados necessitam acompanhar a iniciativa. Dessa maneira, ao estabelecer metas para a realização da jornada de trabalho, busque premiar os resultados positivos que forem conquistados. Isso valoriza os empenhos e auxilia o cumprimento das jornadas. Como resultado, é possível estimular um desempenho presencial mais constante. Com certeza, iniciativas dessa natureza podem acarretar uma gestão mais eficaz e capaz de diminuir as ausências, assim como as marcações erradas.
6. Controle a entrada e saída de veículos
A inclusão de um sistema de controle de entrada e saída de veículos prepara e ajuda os acessos. Nesse sentido, os registros de chegada e saída podem constatar os horários efetivos dos funcionários, além de fiscalizar os acessos desautorizados. Para isso, um sistema de controle pode ser empregado, fazendo a utilização de uma leitora conjugada com a cancela, ou através do uso de cartão. No primeiro caso, são registrados os veículos no sistema e, no segundo, as informações dos funcionários são relacionados ao cartão. Com essa prática, consegue-se criar uma série histórica de acessos dos veículos registrados para cada colaborador. Associado aos demais controles inseridos, isso possibilita uma efetiva gestão de entrada e saída de pessoal.
7. Controle o acesso da portaria
O mesmo método empregado para controle de acesso de veículos pode ser usado para o acesso à portaria da empresa. Com o controle de entradas e saídas, é lançado a passagem e o horário que o colaborador passou por ali. Para sua execução, as alternativas são inúmeras e vão desde portaria virtual acessada através de senha individual até catracas. Além de padronizar o modo de acesso, sistemas de controle de acesso impossibilitam a circulação irregular de pessoas não autorizadas.
8. Faça uso de tecnologia
Com a tecnologia disponível para o controle de entrada e saída de pessoas tudo ficou bem mais simples. O uso do ponto online, por exemplo, deixa não somente o registro, mas a total gestão do ponto via internet. Ademais, os colaboradores conseguem facilmente acessar a análises de desempenho e os próprios históricos de presença, caracterizando a transparência do controle.
Tudo isso com a formação de relatórios e a possibilidade de integração com o relógio de ponto eletrônico da empresa. Desse modo, o uso da tecnologia para o controle de ponto é uma iniciativa que ajuda a gestão empresarial. Seus principais benefícios contêm o fornecimento de equipamentos que melhoram o uso do tempo, impedindo desperdícios. Com isso, participam do aperfeiçoamento do desempenho de cada colaborador. Como já vimos, tem várias iniciativas que podem ser adotadas para se adquirir um efetivo controle de entrada e saída de pessoas na empresa. Especialmente, a disponibilidade de tecnologia facilitou e novas possibilidades para a gestão e evolução do desempenho das equipes.